07.08.2026
29
Как в «эВ-групп» автоматизировали 90% кадровых процессов с HRlink
Кейс холдинга, который оформляет новых сотрудников в 2–3 раза быстрее, сократив нагрузку на кадровых специалистов.
Ключевые данные кейса
Задачи
-
Ускорить оформление сотрудников
-
Избавиться от бумажного документооборота
-
Снизить нагрузку на кадровые службы
-
Безопасно работать с персональными данными
-
Создать единое пространство для коммуникации с работниками
Решение
-
Внедрили HRlink для кадрового документооборота
-
Автоматизировали приём сотрудников через Start Link
-
Настроили интеграцию с «1С» и маршруты согласования
-
Подключили HRlink Pro с инструментами единого цифрового пространства
> 90%
кадровых процессов работают в электронном формате
− 60%
ручных операций
3→1 день
теперь занимает оформление нового сотрудника
star_rate
Фишка подхода
Сначала на электронный документооборот перевели приём сотрудников и оформление отпусков. Затем провели аудит и расширили использование КЭДО практически на все кадровые процессы холдинга.
Кадровый документооборот до перехода на HRlink
«эВ-групп» — один из крупнейших инжиниринговых холдингов России, входит в группу ПАО «Интер РАО». В компании работают свыше 14 тысяч человек, проекты реализуются более чем в 30 регионах, и каждый месяц в команду приходят около 550 новых сотрудников. До перехода на электронный документооборот (КЭДО) кадровое администрирование в холдинге велось полностью централизованно.
Через одну службу проходили массовые кадровые процессы — приёмы, увольнения, переводы, отпуска и другие регулярные операции. Их усложняли сразу несколько факторов: территориальная распределённость подразделений, большое количество работников, включая рабочий персонал, высокая интенсивность найма и большой объём бумажных документов. По мере роста компании нагрузка на кадровую службу значительно увеличилась.
«Самые частые операции требуют строго соблюдения сроков и особенно важны для своевременного выхода работников, в том числе на удалённые объекты. Появилась задача ускорить эти процессы с помощью КЭДО».
Факторы выбора HRlink
При выборе системы КЭДО холдинг учитывал такие критерии: возможность быстро встроить систему в существующие процессы, интегрировать с «1С» и запустить без долгой подготовки. Важным условием было сопровождение со стороны вендора до получения результата.
По словам «эВ-групп», многие решения на рынке предлагают сначала подробно описать и регламентировать все кадровые процессы и только потом переходить к внедрению. Для быстрорастущей компании такой подход оказался слишком долгим. HRlink позволил начать с самых востребованных процессов, запустить КЭДО в короткие сроки и постепенно расширять систему.
Пилотное внедрение КЭДО
Компания начала с автоматизации двух самых массовых процессов — приёма сотрудников и оформления отпусков. Они создавали наибольшую нагрузку на кадровую службу из-за распределённой географии бизнеса, большого количества удалённых объектов и высокой скорости найма. В первую очередь компания хотела:
- ускорить массовое оформление сотрудников
- отказаться от пересылки бумажных документов
- упростить контроль за статусами заявлений
- сократить объём ручной работы кадровых специалистов
Для внедрения КЭДО собрали проектную команду из HR, отдела кадров, ИТ и специалистов HRlink. Команда настроила интеграцию HRlink с «1С», перевела сотрудников на электронное подписание документов для принятия на работу и отпуска и автоматизировала передачу данных между системами.
«Раньше работник подавал бумажное заявление, кадровый специалист получал его и в системе „1С“ вручную формировал приказ на отпуск. Сейчас система забирает заявление и автоматически создаёт кадровый приказ. Мы ушли от ручных рутинных операций, которые могли приводить к возникновению ошибок».
Теперь всё происходит в одном окне: сотрудник получает уведомление в HRlink и при необходимости может поменять дату отпуска. Процесс стал быстрее и удобнее.
На первом этапе холдинг хотел быстро проверить работоспособность КЭДО. Платформа показала высокий потенциал, поэтому команда внедрения решила перевести все кадровые процессы в HRlink. Для этого предстояло выстроить маршруты согласования, интеграцию с кадровым контуром и единые сценарии работы для разных подразделений.
Полноценный переход на HRlink
Проект реализовывали поэтапно. Сначала в «эВ-групп» проанализировали, как работают кадровые процессы, и определили, какие операции выполняются вручную и где возникают основные сложности. Затем перестроили маршруты согласования, доработали типы заявлений, протестировали новые сценарии и обучили сотрудников.
В проекте участвовали кадровые специалисты, HR-методологи, разработчики «1С» и эксперты HRlink. По словам команды «эВ-групп», совместная работа и поддержка со стороны вендора помогли провести полноценное внедрение без сбоев.
«Перевнедрение, как мы его называем, — это полноценный проект, который включал анализ кадровых процессов, оценку возможностей платформы КЭДО и настройку системы под наши задачи. Сейчас мы уже сопровождаем наших коллег из дочерних компаний: помогаем с внедрением, делимся опытом и обучаем работе с HRlink».
Изменения в кадровых процессах
Проект затронул кадровую методологию, техническую часть и пользовательский опыт работников. Автоматизировано 90% кадровых процессов холдинга, и большинство операций, которые кадровые специалисты раньше выполняли вручную, теперь проводят в HRlink.
Маршруты согласования документов
Команда актуализировала организационную структуру и настроила автоматическую маршрутизацию документов. Теперь HRlink определяет нужного руководителя для согласования заявления, а благодаря интеграции с «1С» данные передаются между системами автоматически. Это ускорило обработку документов и снизило количество ошибок.
Кадровое администрирование
Раньше кадровые процессы в холдинге сопровождала централизованная служба. Теперь каждая дочерняя компания ведёт их самостоятельно. При этом общая система помогает унифицировать кадровые процессы и документы во всём холдинге, в том числе при запуске новых проектов в разных регионах.
Массовые кадровые процессы
Автоматизированы массовые переводы и индексации, подготовка дополнительных соглашений, уведомления о начале отпуска по графику и формирование части приказов в «1С». Раньше обработка дополнительных соглашений с учётом пересылки занимала до недели, теперь система формирует и направляет их на подписание автоматически в течение одного дня.
Воинский учёт
Часть процессов воинского учёта также перевели в HRlink. Автоматические уведомления помогают вовремя напоминать работникам о подписании документов. Процесс стал прозрачнее и требует меньше ручной работы.
Реакция коллектива на КЭДО
Переход на КЭДО не вызвал заметного сопротивления со стороны работников. Сейчас через HRlink работают около 98% сотрудников «эВ-групп», а в целом по холдингу к системе подключены около 80%.
HRlink активно используют в том числе рабочий персонал и вахтовые сотрудники. Чтобы упростить переход, команда внедрения рассказывала о возможностях системы и отдельно отвечала на вопросы о защите персональных данных.
В холдинге отмечают, что отношение кадровых специалистов к автоматизации изменилось в лучшую сторону. Если раньше новые инструменты могли восприниматься как дополнительная нагрузка, то после полноценного внедрения HRlink стал частью повседневной работы сотрудников. Команда быстро освоила новые процессы и включилась в дальнейшее развитие системы.
Результаты перехода на КЭДО
Сегодня автоматизировано более 90% кадровых процессов холдинга. Это позволило почти на 60% сократить количество ручных операций, уменьшить срок подготовки и подписания документов с недели до одного дня, повысить прозрачность кадровых процессов и снизить число ошибок, связанных с человеческим фактором.
«Мы очень высоко оцениваем HRlink. Это зрелое решение, которое хорошо интегрируется с „1С“. Это как маленький МФЦ в кармане каждого работника, где можно подать заявление либо получить нужную информацию. Инструмент упрощает коммуникацию с персоналом. Мы решили донастроить платформу под наши процессы и запросы холдинга. Теперь в планах автоматизация процессов, связанных с командировками, выходом сотрудника на работу и обходным листом».
Автоматизация оформления новых сотрудников со Start Link
Отдельный трудоёмкий процесс — оформление новых сотрудников. Напомним, «эВ-групп» принимает порядка 550 человек в месяц, включая вахтовых сотрудников, работников по срочным трудовым договорам и иностранных граждан. В согласовании участвуют кадровая служба, служба безопасности, охрана труда и руководители подразделений.
Раньше документы поступали по электронной почте, в виде сканов и бумажных копий. Кадровым специалистам приходилось вручную переносить сведения в «1С», считать стаж работников, контролировать согласования и запрашивать недостающие документы. Это увеличивало сроки оформления, создавало риск ошибок и осложняло работу с персональными данными.
Для автоматизации процесса холдинг внедрил сервис онлайн-оформления сотрудников Start Link (интегрируется с HRlink). Теперь одобренные кандидаты получают ссылку-приглашение, самостоятельно загружают необходимые документы в систему, после чего сведения автоматически передаются в «1С» холдинга. Все участники процесса взаимодействуют на одной платформе, кадровому специалисту остаётся лишь проверить корректность данных.
«Я особенно внимательно отношусь к вопросу о защите персональных данных. Мы смогли полностью перестроить процесс оформления и обезопасить компанию в части работы с персональными данными. Оформление соискателя максимально автоматизировано, и все участники видят актуальную информацию в едином пространстве. Сервис отвечает требованиям статьи 65 ТК РФ и 152-ФЗ и позволяет защитить компанию от возможных утечек».
Результаты внедрения Start Link
После развёртывания системы Start Link срок оформления нового сотрудника сократился с трёх рабочих дней до одного. Автоматизация большинства ручных операций — от сбора документов до передачи данных в кадровую систему — снизила нагрузку на рекрутеров и кадровых специалистов, сделала процесс приёма более прозрачным и позволила сократить затраты на курьерскую доставку, бумагу и хранение документов.
При этом увеличение численности сотрудников не требует расширения кадровой службы. По словам команды, пока наиболее заметен именно операционный эффект, который ещё предстоит перевести в финансовые показатели.
«Отторжения не было ни от одного участника. Бывают сложности с загрузкой документов, потому что люди видят эту систему в первый раз. Мы провели масштабную обучающую программу с рекрутерами, несколько раз проходили по всему процессу. Если есть технические сложности, мы их стараемся локализовать и оперативно помочь кандидату. А если человек просто не знает, на какую кнопку нажать, рекрутеры его консультируют. Глобальных сложностей не возникает».
Следующий шаг — углубление цифровизации HR
После автоматизации кадровых процессов и оформления сотрудников «эВ-групп» планирует расширять систему цифровых сервисов на базе HRlink Pro. В ближайших планах — построение единого канала коммуникации с персоналом, запуск внутренних сервисов самообслуживания, сегментированных опросов для работников, использование модуля «Оргструктура» — удобной визуализации отделов и сотрудников с поиском и контактами, а также предоставление сотрудникам расширенной информации по расчётным листкам на базе ИИ-инструмента.
Поделиться: