Задачи
- упростить обмен кадровыми документами с сотрудниками
- автоматизировать рутинные задачи кадрового специалиста
Решение
- перевести кадровые процессы в HRlink
100%
сотрудников перешли на КЭДО
на 25%
сократили расходы на HR‑администрирование
✚
статусы заявлений и расчётные листки сотрудников видны за пару кликов
Менеджер по кадровому администрированию самостоятельно перевела всех сотрудников на HRlink.
Как был устроен кадровый документооборот
Кадровым администрированием в агентстве занимался один специалист, часть задач передавали аутсорсинговой компании. Подрядчик помогал с оформлением новых сотрудников, ведением отпусков и консультациями по расчёту отпускных и другим типовым вопросам. Такой формат позволял закрывать базовые задачи, но требовал постоянной координации и контроля.
Почему задумались о переходе на электронный документооборот (КЭДО)
По мере роста агентства увеличивался объём документооборота и менеджеру по кадровому администрированию становилось всё сложнее справляться с текущей нагрузкой. Стало понятно, что в текущем формате процессы начинают перегружать функцию и требуют пересмотра.
Инициатором изменений выступила HR-директор Didenok Team, которая искала способ оптимизации кадровых процессов. А со стороны генерального директора был запрос на сокращение количества бумажных документов. Проект получил поддержку сразу с двух сторон — от HR-команды и ЛПР.
Как выбирали вендора
При выборе провайдера и решения ориентировались не только на функциональность, но и на то, насколько сервис можно встроить в текущие процессы без усложнения работы команды.
Важны были:
- стоимость решения
- гибкость системы и наличие интеграций, чтобы встроить КЭДО в существующий цифровой контур
- комфорт при коммуникации с провайдером: его открытость, готовность к диалогу, скорость ответов менеджера
- понятный интерфейс и простота использования для сотрудников
Дополнительно оценивали, насколько легко команда сможет запустить решение своими силами — без привлечения ИТ-специалистов и долгой адаптации пользователей.
«Для нас важно не только качество сервиса, но и человеческое взаимодействие, клиентоориентированность — возможность быстро получать ответы и быть в диалоге, а не ждать ответ неделями».
менеджер по кадровому администрированию
Как проходил переход на HRlink
Внедрением занималась менеджер по кадровому администрированию с поддержкой HR-директора Didenok Team. Переход на КЭДО начался в январе 2025 года и занял около полутора месяцев: за это время специалист прошла обучение от HRlink и перевела сотрудников на платформу.
Со стороны HRlink проект сопровождал менеджер: он помог разобраться в настройках, пройти ключевые сценарии работы и ответил на вопросы.
«Особо хочется отметить менеджера HRlink, который нас сопровождал и обучал, — мы сразу нашли общий язык, и всё прошло гораздо проще, чем я ожидала. При этом внедрение происходило без ИТ-команды или внешних специалистов».
менеджер по кадровому администрированию
Все кадровые процессы агентства — оформление приёма сотрудников, заявления на отпуск и командировку, больничные, расчётные листки — перенесли в систему. Если раньше документы готовили и пересылали файлами, согласовывали в переписке и подписывали офлайн, то теперь:
- документы и заявления формируются и пересылаются в системе
- согласование и подписание проходят онлайн
- статусы отслеживаются автоматически
- документы хранятся в едином цифровом архиве
Это позволяет сократить объём ручных операций и упростить контроль за процессами.
Как отреагировала команда
Сотрудники позитивно восприняли переход на КЭДО и быстро заметили преимущества: возможность согласовывать документы онлайн, без необходимости приезжать в офис и оформлять бумажные заявления. Особенно оценили доступный интерфейс платформы и инструкции для работы.
Команда поддерживает экологическую повестку, поэтому сокращение использования бумаги стало приятным бонусом.
«Изначально мы готовились к сложностям, поскольку люди обычно настороженно воспринимают изменения привычных процессов. Однако команда отреагировала лояльно — это стало для нас приятным сюрпризом. Переход прошёл легко — не было ни одного сотрудника, кто выступил бы против или захотел вернуться к бумажному формату».
менеджер по кадровому администрированию
Результаты
- 100% сотрудников перешли на КЭДО, за год через HRlink прошло 3500 документов и заявлений
- На 25% сократили расходы на HR-администрирование благодаря отказу от услуг аутсорсинговой компании
- Документооборот с исполнителями по договорам ГПХ также перевели в HRlink
- Значительно упростили коммуникацию с сотрудниками — они могут в пару кликов посмотреть статусы заявлений и расчётные листки
- Документы надёжно хранятся в единой системе, и найти нужные не составляет труда
Итог
Использование HRlink позволило Didenok Team перевести кадровые процессы в цифровой формат и снизить операционную нагрузку: подготовка, согласование и подписание документов проходят в системе, документооборот стал прозрачнее, а затраты на администрирование снизились.
В повседневной работе это упростило взаимодействие с сотрудниками: оформление отпусков, командировок и больничных теперь происходит онлайн, без привязки к офису, а нужные документы и статусы доступны в любой момент без обращения к HR.
Автоматизируйте кадровые процессы с HRlink