сотрудника подключены к HRlink, процессы ведёт компактная HR-команда
затрат на бумагу, печать и курьерские услуги оптимизировано
минут занимает теперь оформление одного сотрудника, срок сокращён на 80%
На фоне роста компании переход на КЭДО позволил снизить нагрузку на HR-команду и сократить объём ручных операций в кадровых процессах.
ГК Selecty нанимает сотрудников по всей России, при этом весь кадровый документооборот вёлся вручную и был возложен в основном на двух специалистов. Сотрудники из Москвы и области приезжали в офис для подписания документов, а с удалёнными обмен происходил через почтовые и курьерские службы.
С ростом компании увеличивались и затраты на логистику, а значительная часть времени кадровых специалистов уходила на контроль отправки, подписания и возврата документов.
Из-за разницы в часовых поясах затягивалась коммуникация с удалёнными сотрудниками, а документы могли теряться при пересылке. В результате оформление становилось более длительным и трудоёмким, а нагрузка на кадровую функцию росла, занимая всё больше рабочего времени сотрудников.
Компания активно росла, а с ней росла нагрузка на кадровые процессы. HR-директор инициировал переход на КЭДО, чтобы сократить рутину и упростить сотрудникам операционную работу.
При выборе решения и поставщика были важны следующие критерии:
Переговоры о запуске проекта начались летом 2022 года, переход на КЭДО завершился в ноябре того же года. В рабочую группу со стороны Selecty вошли HR-директор, специалисты отдела кадров и ИТ-поддержка.
Внедрение проходило при участии менеджеров HRlink: команда помогала протестировать решение, настроить процессы и обучить сотрудников работе в системе.
C запуском HRlink значительная часть операций перешла в цифровой формат:
Это позволило изменить саму механику работы с документами: сотрудникам больше не нужно распечатывать документы и искать руководителя для подписи — все действия выполняются в системе за несколько минут. Статус заявок и документов виден сразу, без дополнительных уточнений.
HR-специалисты отмечают, что контроль подписания документов перестал быть отдельной трудоёмкой задачей, а сотрудники реже обращаются с уточняющими вопросами, так как могут самостоятельно проверить нужную информацию.
«Опыт очень позитивный. Удобная платформа, особенно для дистанционных работников, работал с ней раньше. Понравился бот в Telegram, теперь удобнее получать коды подтверждения. Недостатков пока не замечал».
«Заметно удобнее работать с документами: любые заявки и заявления обрабатываются моментально, а электронная подпись помогает сократить время на согласование и подтверждение, все заявления хранятся в одном месте, и при необходимости их легко можно найти».
«Система намного упрощает процесс, так как не нужно искать принтер, чтобы распечатать документ, не нужно ловить руководителя, чтобы подписать заявление, что бывает очень сложно из-за плотного графика. Всегда можно видеть статус заявки или документа и даты».
«Понравилось, что всё быстро — можно не приезжать в офис, чтобы подписать документы, это экономит время. Удобно, что все формы типовых заявлений находятся под рукой».
После перехода на КЭДО команда HRlink познакомила Selecty с возможностями онлайн-оформления кандидатов с помощью модуля Start Link.
Работа с кандидатами здесь выстроена следующим образом:
Решение заинтересовало HR-команду Selecty, поскольку оно:
«Во время пилотного тестирования команда обработала несколько кандидатов и убедилась, что Start Link помогает автоматизировать процесс приёма, повышает прозрачность и эффективность работы с кандидатами».
После пилота Selecty масштабировала онлайн-оформление. Чтобы упростить процесс для кандидатов, компания подготовила письмо-памятку с описанием всех шагов.
«Когда мы отправляем первое приветственное письмо кандидату, который принял офер, прикладываем памятку. В ней указано, что человеку придёт приглашение в систему Start Link — безопасную платформу для передачи документов при приёме в компанию. В памятке описаны все действия, которые потребуются для загрузки данных. Если позже возникнут вопросы — а их обычно крайне мало — кандидат может обратиться к своему HR-координатору».
«Хочется отметить работу персональных менеджеров HRlink. Очень ценно, что они всегда открыты к предложениям, готовы прийти на помощь и ответить на вопросы. Не бывает ситуаций, что запрос остаётся в подвешенном состоянии».
Переход на КЭДО позволил Selecty перевести кадровые процессы в цифровой формат и снизить операционную нагрузку на HR-команду: оформление ускорилось, снизились затраты на печать и логистику, а контроль за документами стал прозрачнее.
Изменения заметны и в повседневной работе сотрудников: документы больше не нужно распечатывать и подписывать офлайн, согласования и подписание занимают минуты, а вся информация доступна в системе в любой момент, так что не нужно тратить время на поездки в офис.
Посмотрите, как перевести кадровые процессы в цифру с HRlink