Какие бывают виды рабочего времени и как вести их учёт

Что такое рабочее время и из чего оно состоит

Рабочее время — это те часы, которые сотрудник проводит за выполнением рабочих задач. Как именно устроен рабочий день, каждый работодатель решает сам и закрепляет в локальных документах компании или в трудовом договоре. Например, там указывают, в какое время сотрудники приходят и уходят, как долго длится обеденный перерыв и какие дни считаются выходными.

При этом рабочим временем считается не только сама работа. Согласно ТК РФ, в него также включают:

• перерывы на обогрев и отдых — для тех, кто трудится на улице или в неотапливаемых помещениях
• перерывы на кормление ребёнка — для женщин, чьим детям ещё не исполнилось полтора года
• медосмотры до и после смены — для профессий, где это обязательно, например для водителей
• время вынужденного простоя, если в нём нет вины работника, — например, при поломке оборудования

Некоторые ситуации закон прямо не регулирует. Так, спорный вопрос, считать ли рабочим временем дорогу от проходной до рабочего места, переодевание в спецодежду или душ после смены. Роструд рекомендует прописывать это в локальных нормативных актах. На практике в рабочее время обычно включают подготовку рабочего места, получение инструментов и уборку после смены, если это предусмотрено технологическим процессом.

Согласно ТК РФ, обеденный перерыв в рабочее время не входит, сотрудник может тратить его как хочет. Исключение — профессии, где полноценно пообедать не получится из-за условий труда. Тогда обед включается в рабочее время и оплачивается. Перечень таких должностей работодатель закрепляет в правилах трудового распорядка. Дорога на работу и домой, а также время в отпуске рабочим временем тоже не считаются.

Нормальная продолжительность рабочего времени

Нормальная продолжительность — базовый стандарт, от которого отсчитываются все остальные виды рабочего времени. По закону это не более 40 часов в неделю. Коллективным договором или соглашением норму можно установить меньше, но только всем сотрудникам одновременно и с сохранением оклада в полном размере.

Например, сотрудники могут попросить руководителя сократить время обеденного перерыва. Если все успевают поесть за 30 минут, за неделю получится «сэкономить» 2,5 часа. Таким образом в пятницу можно сделать короткий рабочий день и уходить домой пораньше. Это законно, ведь общая норма в 40 недельных часов отработана.

При сменном графике недели неравнозначны: в одну сотрудник отрабатывает больше часов, в другую — меньше, в зависимости от того, сколько смен на неё выпало. Считать норму отдельно по каждой неделе в таких условиях неудобно. Именно поэтому работодатель обычно суммирует часы за более длительный период — месяц, квартал или год — и сверяет итог с производственным календарём, где прописана норма для каждого месяца с учётом праздников и выходных.

Сокращённое рабочее время

Для некоторых категорий работников устанавливают рабочую неделю короче стандартной. Это не право работодателя, а обязанность согласно Трудовому кодексу. Перечислили категории в таблице.

Это общие нормы, но для отдельных профессий действуют специальные правила: например, медики работают не более 39 часов в неделю, а те, кто оказывает противотуберкулёзную помощь, — не более 30. Подобные ограничения есть для педагогов и ряда других категорий.

Неполное рабочее время

Неполное рабочее время — это любая продолжительность рабочего дня или недели, которая меньше нормы. В отличие от сокращённого, оно не привязано к конкретным категориям работников. Работодатель и сотрудник договариваются о любом удобном варианте, например неполном дне или неделе.

Сотрудник может попросить о неполном рабочем времени в любой момент — до оформления на работу или уже в процессе. Как правило, это решается по договорённости, но по закону нельзя отказать некоторым категориям работников:

• беременным женщинам
• одному из родителей или опекунов ребёнка до 14 лет (ребёнка с инвалидностью — до 18 лет)
• сотрудникам, ухаживающим за больным членом семьи

Для них работодатель обязан установить удобный график с учётом пожеланий работника и условий производства.

Например, сотрудница вышла из декрета на работу. Она может попросить сократить рабочий день на полчаса, чтобы успевать за ребёнком. Работодатель не вправе отказать, пока ребёнку не исполнится 14 лет. При этом зарплата сотрудницы уменьшится пропорционально.

Ненормированный день и сверхурочная работа

Ненормированный день прописывают в трудовом договоре заранее. Работодатель может попросить сотрудника задержаться или выйти пораньше, когда возникает необходимость. Согласно ТК РФ, компенсация за ненормированный день — дополнительный оплачиваемый отпуск не менее трёх дней в год, и он положен в любом случае, даже если фактических переработок не было.

Привлекать сотрудников к дополнительной работе можно только эпизодически: если человек регулярно остаётся допоздна, это уже не особенность режима, а нарушение.

Сверхурочная работа оформляется иначе. Руководитель должен издать приказ и получить письменное согласие сотрудника. Без согласия привлечь к работе можно только в экстренных случаях: при аварии, стихийном бедствии или введении чрезвычайного положения.

Беременных и несовершеннолетних не привлекают ни при каких обстоятельствах. Для сверхурочной работы установлены лимиты: не более четырёх часов за два дня подряд и 120 часов в год.

По ТК РФ сверхурочные часы оплачиваются в повышенном размере: первые два часа — по полуторной ставке, остальные — по двойной. Вместо доплаты сотрудник может выбрать дополнительный выходной день.

Например, перед новогодними праздниками интернет-магазин получил очень много заказов. Чтобы отгрузить их вовремя, работникам склада нужно выйти на дополнительную смену в субботу. Работодатель должен издать приказ, получить письменное согласие каждого и оплатить работу в повышенном размере.

В таблице сравнили сверхурочную и ненормированную работу.

Работа ночью, в выходные и праздники

Ночная работа. Согласно ТК РФ, ночным считается время с 22:00 до 06:00. Смена, которая попадает на этот период, по общему правилу сокращается на один час. Исключение — сотрудники, которых изначально принимали специально для работы ночью, и те, кому уже установлено сокращённое рабочее время.

Беременных и несовершеннолетних к ночной работе не допускают. Женщин с детьми до трёх лет, людей с инвалидностью и одиноких родителей детей до 14 лет можно привлечь только с их письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний. Кроме того, их нужно письменно ознакомить с правом отказаться от этих работ.

Работа в выходные и праздники по умолчанию запрещена, и привлечь к ней сотрудника в большинстве случаев можно только с его письменного согласия. Исключение ― аварии, стихийные бедствия и другие чрезвычайные обстоятельства. Беременных женщин и несовершеннолетних не привлекают ни при каких условиях.

Согласно ТК РФ, отработанный выходной или праздник оплачивается не менее чем в двойном размере. Если сотрудник предпочитает отгул, работа оплачивается в одинарном размере, а день отдыха остаётся без оплаты.

Режимы рабочего времени

Режим рабочего времени — это то, как устроен рабочий день или неделя сотрудника: когда начинается и заканчивается работа, сколько предусмотрено перерывов на отдых, как чередуются рабочие и выходные дни. Всё это закрепляется в правилах внутреннего трудового распорядка, а для тех, у кого режим отличается от общего, — в трудовом договоре.

Стандартный режим — пятидневка с фиксированным началом и концом рабочего дня. Привычный формат для большинства офисных сотрудников. Но даже в рамках этого режима у работодателя есть свобода манёвра: можно сократить или увеличить обеденный перерыв или установить короткую пятницу — главное, чтобы суммарно на сотрудника выходило не больше 40 часов в неделю.

Гибкий график позволяет сотруднику самому выбирать, когда начинать и заканчивать работу. По ТК РФ условие одно: за учётный период нужно отработать установленную норму часов. Поскольку ежедневная продолжительность работы при таком режиме меняется, обычно применяют суммированный учёт рабочего времени.

Сменный график используют там, где работа не останавливается ни днём, ни ночью. Например, в больницах, на производстве, в транспортной сфере. В отличие от пятидневки, выходные здесь не привязаны к конкретным дням недели, они просто чередуются с рабочими сменами. Для конкретного сотрудника суббота может оказаться рабочим днём, а вторник — выходным.

Разделение рабочего дня на части применяется там, где нагрузка в течение дня неравномерна, например у водителей автобусов. Рабочий день делится на несколько частей с перерывами, но суммарно сотрудник не работает дольше своей дневной нормы.

Вахтовый метод применяется, когда работа ведётся далеко от дома и ежедневно возвращаться невозможно, например на нефтяных месторождениях или в строительстве в отдалённых районах. Сотрудники живут в вахтовых посёлках на весь период вахты, после чего уходят на межвахтовый отдых. Согласно ТК РФ, вахта длится не дольше месяца, в исключительных случаях — трёх месяцев. При вахтовом методе суммированный учёт рабочего времени обязателен.

Дистанционная работа предполагает, что сотрудник выполняет задачи вне офиса — из дома или другого места. Режим рабочего времени он устанавливает самостоятельно, если иное не предусмотрено трудовым договором, коллективным договором или локальными нормативными актами.

Три вида учёта рабочего времени

Учёт рабочего времени ведут одним из трёх способов: поденным, недельным или суммированным. Компания выбирает тот, который подходит под её рабочий процесс, и закрепляет его в правилах внутреннего трудового распорядка.

Табель учёта рабочего времени

Табель — это документ, в котором фиксируется, сколько часов каждый сотрудник отработал в течение месяца и по каким причинам отсутствовал. На его основании бухгалтерия начисляет зарплату.

Строгих требований к форме нет: можно использовать унифицированные бланки Т-12 или Т-13 или разработать собственную. Разница между ними небольшая: Т-12 включает раздел для расчёта зарплаты, Т-13 — только учёт рабочего времени. Если зарплата считается отдельно в бухгалтерской программе, удобнее Т-13.

Государственные, муниципальные учреждения и ряд бюджетных организаций должны использовать форму 0504421 согласно Приказу Минфина.

Заполнять табель можно двумя способами:

• Для каждого сотрудника ежедневно проставляют отработанные часы и отмечают, если человек отсутствовал — был в отпуске, на больничном, в отгуле. Так делают при суммированном учёте, когда продолжительность рабочего дня меняется.
• В табеле отражают только нетипичные ситуации — опоздания, прогулы, больничные, сверхурочные. Стандартные рабочие дни не трогают. Этот способ удобен, когда график у всех сотрудников одинаковый.

Например, в небольшой торговой компании все работают по стандартному графику: пятидневка, восемь часов, выходные в субботу и воскресенье. Кадровик отмечает в табеле только отклонения от нормы. А вот в больнице рабочий день устроен иначе. Персонал работает сменами, и их продолжительность может отличаться, поэтому там фиксируют каждый день каждого сотрудника.